Integritetspolicy

Varför och för vem?

På VIKADI AB, org.nr 559297-7796 ("VIKADI", "vi", "oss", "vår"), värnar vi om din personliga integritet. Det innebär att vi respekterar din rätt till kontroll och transparens vid behandling av dina personuppgifter.

VIKADI är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som listas i denna integritetspolicy ("policyn"). Denna policy beskriver vilka ändamål vi samlar in dina personuppgifter för, vilka rättsliga grunder vi stödjer oss på, och vilka åtgärder vi vidtar för att skydda dem. Policyn förklarar även hur du kan utöva dina rättigheter kopplade till vår behandling av dina uppgifter.

Policyn riktar sig till:

• Kunder
• Besökare på vår hemsida www.wheelyshop.se (tillsammans "Funktioner").

Definitioner

• Behandling: Allt som kan göras med personuppgifter, exempelvis lagring, ändring, läsning och överlämning.
• Gällande rätt: GDPR, kompletterande nationell lagstiftning och praxis från relevanta tillsynsmyndigheter.
• Personuppgifter: Information som kan kopplas till en identifierbar, levande person.
• Personuppgiftsansvarig: Organisationen som bestämmer syftet och medlen för behandling av personuppgifter.
• Personuppgiftsbiträde: Organisation som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.
• Registrerad: Den person vars personuppgifter behandlas.

VIKADIs ansvar som personuppgiftsansvarig

Vi ansvarar för behandlingar där vi bestämmer ändamålet och medlen, exempelvis när du köper våra produkter, besöker vår hemsida eller kontaktar oss. Vi behandlar inte personuppgifter i rollen som personuppgiftsbiträde (på uppdrag av annan part).

Wheelyshop strävar efter att göra vardagen enklare och världen mer grön. Genom våra eldrivna fordon och tillbehör erbjuder vi lösningar som möter våra kunders behov.

VIKADIs behandling av personuppgifter

Ändamål och rättsliga grunder

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• Ändamål: Leverans av varor
• Personuppgifter: Namn, adress, e-post, telefonnummer
• Rättslig grund: Avtal
• Lagringstid: Uppgifter sparas så länge de behövs för leveransen och därefter för garantiärenden, lagstadgade reklamationer eller rättsliga skyldigheter. Wheelyshops frivilliga garanti gäller två år från leveransdagen. Den begränsar inte dina lagstadgade rättigheter. Se även avsnittet Lagring och radering.

• Ändamål: Marknadsföring
• Personuppgifter: E-postadress, telefonnummer
• Rättslig grund: Samtycke
• Lagringstid: Tills samtycke återkallas

• Ändamål: Kundtjänst och support
• Personuppgifter: Namn, e-post, telefonnummer, adress, orderhistorik samt meddelanden, bilder, video och serienummer i ärenden
• Rättslig grund: Avtal (order, retur, reklamation och garanti) och berättigat intresse (övriga frågor)
• Lagringstid: 5 år efter att ärendet stängts, därefter raderas uppgifterna

• Ändamål: Online-ångerfunktionen ”Ångra avtalet”
• Personuppgifter: Namn, e-postadress, ordernummer, ev. datum då varan togs emot, berörda produkter samt en frivillig kommentar
• Rättslig grund: Fullgörande av avtal och rättslig förpliktelse (art. 6.1 b och c i GDPR)
• Lagringstid: Tills ångerärendet är helt avslutat; därefter endast så länge lagstadgade arkiveringsskyldigheter kräver

• Ändamål: Lagerbevakning ("Meddela mig när den finns i lager")
• Personuppgifter: E-postadress, den bevakade produkten och varianten, marknad/språk samt tidpunkt för anmälan
• Rättslig grund: Samtycke (art. 6.1 a i GDPR) – du anmäler dig själv i formuläret på produktsidan och kan när som helst avsluta bevakningen via länken i mejlet eller genom att kontakta oss på info@wheelyshop.se
• Lagringstid: Tills vi har skickat beskedet om att produkten finns i lager igen och en påminnelse tre dagar senare, eller tills bevakningen har avslutats, dock längst 12 månader från anmälan. Uppgifterna hanteras i vårt eget kundtjänstsystem och används inte för marknadsföring.

• Ändamål: Nöjdhetsenkät efter avslutat kundtjänstärende
• Personuppgifter: E-postadress, namn, ärendenummer samt ditt betyg (1–5) och en frivillig kommentar
• Rättslig grund: Berättigat intresse (art. 6.1 f i GDPR) – att följa upp och förbättra vår kundservice. Enkäten är en del av kundservicen och inte marknadsföring, och vi skickar högst en per månad. Du kan när som helst invända genom att kontakta oss på info@wheelyshop.se
• Lagringstid: Kommentaren sparas lika länge som ärendet (5 år efter att det stängts) och raderas därefter; betyget sparas därefter bara anonymiserat

• Ändamål: AI-stöd i kundtjänsten (översättning, sortering av inkommande meddelanden och förslag till svar)
• Personuppgifter: Innehållet i ditt ärende (meddelanden, namn, e-postadress, ordernummer och leveransstatus för de ordrar ärendet gäller). Betalningsuppgifter skickas inte
• Rättslig grund: Samma som för ärendet – avtal eller berättigat intresse (art. 6.1 b och f i GDPR) – att kunna svara snabbare och på ditt språk. Inga beslut fattas automatiskt: en medarbetare granskar alltid svaret innan det skickas. Du kan när som helst invända genom att kontakta oss på info@wheelyshop.se
• Mottagare: Anthropic (AI-modellen Claude) och Cloudflare (Workers AI) som personuppgiftsbiträden. Anthropic finns i USA; överföringen skyddas av EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Uppgifterna används inte för att träna AI-modellerna
• Lagringstid: Hos leverantörerna normalt högst 30 dagar; i vårt kundtjänstsystem lika länge som ärendet (5 år efter att det stängts)

• Ändamål: Bokföringsändamål
• Personuppgifter: Namn, adress, köphistorik
• Rättslig grund: Rättslig förpliktelse
• Lagringstid: 7 år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades

Dina rättigheter

Du har flera rättigheter enligt GDPR. Här är en översikt:

• Tillgång: Få en kopia av de uppgifter vi behandlar om dig.
• Rättelse: Be oss rätta felaktig eller ofullständig information.
• Radering: Begär att vi raderar dina uppgifter när de inte längre behövs.
• Begränsning: Be oss sluta använda dina uppgifter för vissa ändamål.
• Invändning: Invänd mot behandling för direktmarknadsföring eller baserad på berättigat intresse.
• Dataportabilitet: Få en kopia av dina uppgifter i ett maskinläsbart format för överföring till annan part.

Överföring av personuppgifter

För att driva vår verksamhet kan vi behöva ta hjälp av andra som behandlar personuppgifter för vår räkning, så kallade personuppgiftsbiträden.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att Behandlingen är laglig genom att:

• Det finns ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå.
• Standardavtalsklausuler från EU-kommissionen används.
• Andra lämpliga skyddsåtgärder vidtas enligt gällande rätt.

Mottagarnas dataskyddsroller beror på vilken tjänst och behandling det gäller. En mottagare kan behandla uppgifter på våra vägnar som personuppgiftsbiträde eller för egna ändamål som självständigt personuppgiftsansvarig. Alla mottagare ska därför inte beskrivas som personuppgiftsbiträden.

Vi kan även behöva lämna dina uppgifter till myndigheter för att uppfylla lagkrav eller myndighetsbeslut.

Säkerhet

VIKADI har vidtagit tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas säkert och skyddas från förlust, missbruk och obehörig åtkomst.

Exempel på säkerhetsåtgärder:

• Tekniska åtgärder: Kryptering, säkra nätverk, brandväggar och säkerhetskopiering.
• Organisatoriska åtgärder: Interna styrdokument och rutiner för säker hantering av data.

Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att analysera användningen av vår hemsida och förbättra användarupplevelsen.

Om vi inte håller vad vi lovar

Om du upplever att vi behandlar dina personuppgifter felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Läs mer på www.imy.se eller kontakta myndigheten på imy@imy.se.

Ändringar i policyn

Vi förbehåller oss rätten att ändra denna policy. Om ändringar påverkar dina rättigheter eller våra skyldigheter kommer vi att informera dig i förväg.

Kontakt

Om du har frågor om denna policy eller vill utöva dina rättigheter kan du kontakta oss på:

E-post: info@wheelyshop.se

Orderhantering och mottagare

För att hantera beställningar och kundärenden använder vi Shopify, Simply.com för e-post, vårt eget kundservice- och leverantörssystem Kapify (lagras hos Cloudflare inom EU), Meta (Facebook och Instagram) för meddelanden och kommentarer som du skickar till oss där samt Alibaba och WhatsApp i kontakten med leverantörer. Vid direktleverans lämnar vi kundens namn, leveransadress, telefonnummer och e-postadress till leverantören så att den kan ordna leveransen. Vissa leverantörer finns utanför EU/EES, till exempel i Kina; överföringen dit sker för att fullgöra avtalet med dig (artikel 49.1 b i dataskyddsförordningen). Betalningar hanteras genom de betalningsalternativ som visas i kassan, bland annat Shopify Payments, PayPal och Svea Checkout.

När du gör en reklamation eller när en reservdel eller ersättningsprodukt ska skickas till dig delar vi ditt namn, din adress, ditt telefonnummer, din e-postadress, ordernummer, produktens serienummer samt de bilder och videor du laddat upp med tillverkaren eller leverantören av produkten. Det behövs för att ärendet ska kunna bedömas och för att delen eller produkten ska kunna skickas direkt till dig. Den rättsliga grunden är att fullgöra avtalet med dig. Vissa tillverkare och leverantörer finns utanför EU/EES, till exempel i Kina; överföringen dit sker för att fullgöra avtalet med dig (artikel 49.1 b i dataskyddsförordningen) och omfattar bara de uppgifter som behövs för ärendet.

Shopify Network Intelligence

Vi använder Shopify Network Intelligence. Shopify använder uppgifter från vår butik tillsammans med uppgifter från andra Shopify-butiker för att förbättra tjänster, annonsinriktning och personalisering. För dessa behandlingar har Shopify en egen roll som personuppgiftsansvarig. Mer information finns i Shopifys integritetspolicy för konsumenter.

Shopify – Privacy

Lagring och radering

Meddelanden, bilder och video i alla kundtjänstärenden – även frågor utan order – sparas i 5 år efter att ärendet stängts och raderas därefter; statistik sparas bara i anonymiserad form. Uppgifter som behövs för ett pågående ärende, ett konkret rättsligt anspråk eller en lagstadgad skyldighet sparas separat så länge det behövs för det ändamålet. Räkenskapsinformation sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Leveranskontaktuppgifter i vårt orderkalkylark raderas efter en vecka från avslutad leverans och löst eventuell leveransavvikelse. Nödvändiga originalunderlag för bokföring, reklamationer och rättsliga skyldigheter sparas separat enligt respektive ändamål.

OpenAI Ads

Med ditt samtycke till marknadsföring och statistik använder vi OpenAI Ads för att mäta sidvisningar, påbörjade kassabesök och köp. Pixeln skickar händelsetyp, slumpmässigt händelse-ID, tidpunkt, butikens domän och, för kassabesök och köp, belopp och valuta till OpenAI. En annonsklickidentifierare skickas om den finns. Nätverksöverföringen innebär även att mottagaren kan få tekniska anslutningsuppgifter som IP-adress. Du kan återkalla samtycket via Cookieinställningar.

Annonsklickcookien wf_oai_oppref har en giltighetstid på 30 dagar. Den lokala posten wf_oai_purchase_* används för att undvika dubbelräkning av köp och innehåller en orderreferens i nyckeln samt ett slumpmässigt ID, tidpunkt och sändningsstatus. Denna localStorage-post har ingen automatisk utgångstid och kan finnas kvar tills webbplatsdata raderas. Dessa lokala tider är inte ett löfte om OpenAI:s serverlagring.

Mer information om OpenAI:s behandling och rättigheter

Cookies och annan lokal lagring

En cookies giltighetstid i din webbläsare är inte samma sak som lagringstiden för uppgifter hos oss eller en tjänsteleverantör. Tiderna varierar mellan olika cookies och behandlingar. Att radera en cookie innebär därför inte automatiskt att redan insamlade uppgifter hos en tjänst raderas. Du kan ändra dina cookieval och begära information om eller radering av dina personuppgifter genom att kontakta oss.